Asesorías AI & Cyber Contacto Cliente

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¿Qué información necesitamos?

Mapeo estructural para priorizar oportunidades de automatización en el contacto con cliente:

✓ Volumen y canales reales de emails y llamadas

✓ Tipología de consultas y cuáles son repetitivas

✓ Dónde vive realmente la información (A3, A3Doc, carpetas)

✓ Cómo se pide y persigue la documentación al cliente

✓ Visibilidad de qué cliente está bloqueado y por qué

✓ Dependencia de personas clave y trazabilidad del asesoramiento

✓ Viabilidad técnica de acceso a A3 / A3Doc / Kabilio

✓ Tiempo, personas implicadas, urgencia y cumplimiento normativo

Nota de confianza: no hace falta preparar nada de antemano. Un "esto lo llevamos a ojo" o "esto no lo sabemos" es información igual de valiosa que una respuesta exacta.

00 // IDENTIFICACIÓN

Identificación

Solo para saber quién respondió, por si hace falta aclarar algo después

1. Tu nombre y rol *

2. Email de contacto *

02 // CLASIFICACIÓN DE CONSULTAS Y RIESGO

Qué preguntan los clientes y cómo lo tratáis

Separar lo repetitivo y sencillo de lo que exige criterio profesional

1. ¿Qué tipo de consultas recibís con más frecuencia? Dadnos ejemplos textuales reales, cuanto más literales mejor * Pista: frases tal cual las dicen los clientes, del estilo "¿cuánto me sale a pagar el IVA?" o "¿qué documentos me faltan?".

2. De todas las consultas que recibís, ¿qué porcentaje creéis que se podría contestar con información básica, sin necesitar vuestro criterio profesional? *

Menos del 25%

Entre 25% y 50%

Entre 50% y 75%

Más del 75%

3. ¿Clasificáis hoy de alguna forma las consultas por importancia o urgencia? *

📊Sí, de forma sistemática

👁A ojo, según quien lo lea

❌No clasificamos nada

4. Este es el marco de riesgo que estamos usando para decidir qué se puede automatizar y qué necesita siempre un humano. ¿Os reconocéis en esta clasificación? ¿Añadiríais o quitaríais algo? *

Nivel	Ejemplos	Tratamiento
Bajo riesgo	Horarios, confirmación de recepción, documentación pendiente, forma de envío, cambio de cita	Automatizable directamente
Riesgo medio	Deducibilidad de gastos, cuota de autónomo, SL vs. autónomo, coste de contratación	Borrador para revisión humana
Alto riesgo	Inspecciones, sanciones, embargos, despidos, bajas conflictivas, planificación fiscal, herencias	Derivación humana obligatoria

5. De las consultas de bajo riesgo, ¿cuáles se repiten más y os quitan más tiempo aun siendo sencillas?

05 // SEGUIMIENTO, ESTADOS Y ALERTAS INTERNAS

Visibilidad de quién está bloqueado y por qué

Control de estados, avisos internos y picos de trabajo

1. ¿Tenéis visibilidad de qué clientes están "bloqueados" (esperando algo de ellos) en un momento dado? *

✅Sí, con bastante claridad

🔍Solo si preguntamos activamente

❌No tenemos esa visibilidad

2. Si lleváis algún control de seguimiento hoy, ¿con qué herramienta lo hacéis?

3. Si un cliente lleva ya varios avisos sin responder y quedan pocos días para un plazo, ¿hay alguna forma de que el responsable interno se entere sin tener que revisarlo caso por caso? * Pista: pensad en algo tipo "Cliente X sigue sin enviar documentación del trimestre, ya se enviaron 2 avisos, responsable: [nombre]".

4. ¿Cuáles son vuestros picos de trabajo en el contacto con cliente? * Pista: ya sabemos que los trimestres (enero, abril, julio, octubre) y la campaña de la renta son los momentos críticos del sector — confirmadlo o matizadlo con vuestra realidad.

5. Durante esos picos, ¿qué es lo que más se descontrola?

06 // DEPENDENCIA DE PERSONAS CLAVE Y TRAZABILIDAD

Qué pasa si falta quien lleva esto y qué constancia queda

Punto único de fallo y responsabilidad legal del asesoramiento

1. Si la persona (o personas) que llevan el contacto con cliente faltan una o dos semanas, ¿qué se para? * Pista: queremos detectar el punto único de fallo, que es vuestro mayor riesgo y a la vez nuestra mayor oportunidad.

2. ¿Tenéis documentado el proceso de contacto con cliente (escrito paso a paso)? *

📘

Bien Documentado Sí, guía escrita y actualizada de cómo se gestiona.

📑

Documentación Parcial Algunas partes están escritas, otras varían de cabeza.

🧠

Conocimiento Tácito Está claro mentalmente en el equipo, pero no hay nada escrito.

❌

Inexistente Cada empleado lo gestiona a su manera sin un manual.

3. ¿Cómo dejáis constancia de lo que le habéis dicho o asesorado a cada cliente? * Pista: la trazabilidad legal os protege ante reclamaciones futuras de clientes que actúen por su cuenta.

4. ¿Ese registro de lo que asesoráis es automático o manual? *

⚙️Automático

✍️100% Manual

❌Sin Registro

07 // VIABILIDAD TÉCNICA (A3 / A3DOC / KABILIO)

Acceso a los datos que ya existen

No buscamos tocar la contabilización ni los asientos — solo entender qué se puede consultar

1. De las facturas que pasan por Kabilio, ¿con qué frecuencia hay que corregir algo a mano?

2. ¿Qué se puede exportar o consultar desde A3 / A3Doc sin tener que entrar manualmente a mirarlo caso por caso? *

3. ¿Sabéis si A3 o A3Doc tienen alguna forma de conectarse con otras herramientas (API, exportación automática, integraciones)? *

Sí, alguna integración

No, es cerrado

No lo sabemos

4. ¿Qué módulos exactos de A3 tenéis contratados? Pista: fiscal, laboral, sociedades, renta, gestión de clientes... cuanto más exacto, mejor.

10 // SEÑALES COMERCIALES OCULTAS

Oportunidades de venta dentro del contacto diario

El matiz de Ventas dentro de un formulario centrado en Delivery/Operaciones

1. ¿Alguna vez una consulta de un cliente ha terminado en la contratación de un servicio adicional? *

Sí, a menudo

Alguna vez

Nunca

No lo sabemos

2. ¿Detectáis este tipo de oportunidades de forma sistemática o depende de que el empleado se dé cuenta y lo comente?

// EVALUACIÓN GLOBAL FIN DE DIAGNÓSTICO

Cierre estratégico

Últimos factores cualitativos antes de priorizar oportunidades.

🪄 Si pudieras eliminar para siempre una sola tarea del contacto con cliente, ¿cuál sería y por qué?

😣 Tus dolores prioritarios. ¿Qué es lo que más te frustra hoy del contacto con cliente? ¿Qué te quita el sueño?

🎯 Tus expectativas. ¿Qué esperas conseguir con este diagnóstico?

➕ ¿Algo más que debamos saber?

🗺 Mini mapa de flujo. Si puedes, describe con texto, de principio a fin, cómo sería el contacto con cliente ideal.

Auditoría de Contacto con Cliente

Identificación

Emails, llamadas y canales de contacto

Qué preguntan los clientes y cómo lo tratáis

Dónde vive la información que necesitáis para responder

Cómo pedís y perseguís la documentación al cliente

Visibilidad de quién está bloqueado y por qué

Qué pasa si falta quien lleva esto y qué constancia queda

Acceso a los datos que ya existen

Lo que más tiempo os quita y qué habéis intentado ya

Cuánto pesa esto realmente

Oportunidades de venta dentro del contacto diario

Cierre estratégico